Tổng quan về sự phát triển Chính phủ điện tử Nhật Bản

Giới thiệu chung

Nhiều nghiên cứu của Nhật Bản đã nêu bật lợi ích về sự phát triển của chính phủ điện tử đối với các thách thức kỹ thuật và hành chính để thực hiện các dịch vụ công điện tử. Những sáng kiến về chính phủ điện tử (CPĐT) của Nhật Bản bao gồm việc giải quyết khó khăn khi mã hóa nhiều loại ký tự Kanji Trung Quốc, thuật toán mã hóa để nhận dạng người dùng và triển khai các công nghệ mới để hỗ trợ cho người dùng thiếu kỹ năng CNTT. Những sáng kiến khác tập trung vào các vấn đề về tài nguyên, như hệ thống quản lý quan hệ người dùng, phát triển nguồn nhân lực, quản lý hồ sơ công việc và các yếu tố kỹ thuật, hành chính để hiện thực hóa CPĐT.

Nhiều dự án thí điểm nhằm cung cấp hoặc hỗ trợ cho người già có được kỹ năng Internet và hiểu biết thông tin thông qua các tổ chức tình nguyện, trường đại học và thư viện công cộng. Bên ngoài Nhật Bản, phần lớn các nỗ lực của chính phủ điện tử liên quan đến khoảng cách số cũng xuất phát từ quan điểm của công nghệ, cải tiến và điều chỉnh hệ thống. Thực tế cho thấy rằng song song với phát minh công nghệ, một mô hình dịch vụ chính phủ điện tử nên bao gồm một số cơ chế để nâng cao kỹ năng CNTT và kiến​​ thức thông tin cho mọi người. Thông thường các nhà hoạch định, các nhà nghiên cứu chính phủ điện tử thường tập trung chủ yếu vào các câu hỏi công nghệ, và ở mức độ thấp hơn tập trung vào nâng cao nhận thức của mọi người. Tuy nhiên, các nhà hoạch định chính sách cũng cần cung cấp chương trình đào tạo CNTT ở nhiều cấp độ khác nhau, đặc biệt là đối với những người không có kiến thức, hiểu biết về CNTT. Bằng cách này, khi các hệ thống phát triển, người dùng vẫn có thể theo kịp, sử dụng được một cách dễ dàng.

Sự phát triển Chính phủ điện tử của Nhật Bản trong thời gian gần đây

Sự phát triển của chính phủ điện tử tại Nhật Bản bắt đầu với chiến lược Nhật Bản điện tử được phê duyệt bởi Nội các Yoshiro Mori năm 2001. Chiến lược này bao gồm bốn lĩnh vực chính sách: thiết lập chính phủ điện tử, cơ sở hạ tầng mạng tốc độ cực cao, tạo điều kiện cho thương mại điện tử và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao. Kế hoạch của chính phủ điện tử có mục tiêu là tất cả các thủ tục hành chính được cung cấp qua Internet vào năm 2003. Theo chiến lược ban đầu, một loạt các sách trắng về CNTT, chính sách và hành động đã được thiết lập để đưa Nhật Bản trở thành một quốc gia kết nối tiên tiến nhất. Chiến lược điện tử Nhật Bản II (2003) cho phép chính quyền trung ương và địa phương xây dựng các cổng thông tin điện tử hành chính để cung cấp các dịch vụ một cửa. Đến năm 2010, Chiến lược cải cách CNTT mới (2006) đã nhắm tới 50% số ứng dụng được xử lý trực tuyến bởi cả chính quyền trung ương và địa phương. Trong khi những sáng kiến ​​ban đầu tạo ra tiến bộ đáng kể trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT với một số chú ý về khả năng sử dụng, đánh giá cơ bản về chiến lược CNTT năm 2008 đã cho thấy:

- Hơn một nửa số dịch vụ trực tuyến không được sử dụng và chúng cần được cải tiến để người dùng có thể ử dụng và tiếp cận dễ dàng hơn.

- Chỉ có khoảng 1,8% công dân có thẻ đăng ký thường trú cơ bản, đây lại là điều kiện cần thiết để sử dụng các dịch vụ chính phủ điện tử.

- Cơ sở hạ tầng CNTT giữa tỉnh và thành phố/huyện/thị trấn/làng có chất lượng không đồng đều, điều này hạn chế sự hợp tác tiềm năng giữa văn phòng.

- Các văn bản hành chính được gửi bằng điện tử vẫn được in trên giấy tại các văn phòng chính phủ.

- Nhân viên chính phủ cần phải được đào tạo về cách tối ưu hóa dịch vụ.

Tóm lại, nhằm giải quyết những vấn đề nêu trên, trong giai đoạn 2009-2012, chính phủ Nhật Bản đã phát triển một chiến lược CPĐT mà trong đó các hệ thống CNTT được khai thác một cách hữu ích và thuận tiện cho công dân, doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch hành chính với các cơ quan chính phủ. Sau đây xin giới thiệu một số sáng kiến về phát triển CPĐT nổi bật của Nhật Bản trong thời gian gần đây:

Phát triển hệ thống hướng đến công dân

Năm 2013, chính phủ Nhật Bản đã thông qua các dự luật để thành lập hệ thống số hóa và bổ nhiệm Giám đốc thông tin của chính phủ, tiếp theo là ban hành tuyên bố Phát triển một quốc gia CNTT tiên tiến. Mục tiêu hướng đến gỡ bỏ các rào cản tổ chức theo chiều dọc và thực hiện các biện pháp CNTT để cung cấp các dịch vụ chính phủ điện tử thuận tiện, cải cách chính quyền trung ương và địa phương; các hệ thống thông tin và củng cố quản trị CNTT. Chính phủ trung ương đã phát triển nền tảng chính phủ chia sẻ dựa trên nền tảng điện toán đám mây Kasumigaseki để kết nối các bộ và cơ quan để củng cố phần cứng nhằm cắt giảm chi phí và chia sẻ thông tin và chức năng dùng chung. Mạng LAN chính quyền địa phương (LGWAN: Mạng diện rộng của chính quyền địa phương) có thể dùng để chia sẻ thông tin bởi các quận, thành phố, thị trấn và làng. LGWAN-ASP (nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng) cho phép trao đổi thông tin và cung cấp dịch vụ giữa tất cả các chính quyền địa phương và trung ương. Điện toán đám mây và các dịch vụ CNTT khác là nền tảng của chính phủ điện tử Nhật Bản, cho phép người dùng có thể làm các thủ tục hành chính miễn phí tại các địa điểm cụ thể. Trên cơ sở các cơ sở hạ tầng CNTT được nối mạng, các dịch vụ điện tử được thiết kế với quan điểm chủ yếu là hướng đến sự tiện lợi của công dân và hiệu quả hoạt động của chính phủ.

Các điểm truy cập

Công dân có thể tương tác với các cơ quan chính phủ thông qua nhiều kênh khác nhau, chẳng hạn như truyền hình cáp, máy tính để bàn, điện thoại di động và trực tiếp để có được các giấy phép cần thiết và các tài liệu khác khi họ ở nhà hoặc tại các cửa hàng tiện lợi 24 giờ một ngày.

Số định danh cá nhân và Cổng thông tin cá nhân

Sau nhiều năm lập kế hoạch, chính phủ Nhật Bản đã thực hiện hệ thống số định danh cá nhân điện tử trong 02 năm 2016, 2017. Đây là một công cụ chính để thực hiện quản trị các thủ tục liên quan đến an sinh xã hội, thuế và ứng phó thảm họa. Giống như số an sinh xã hội ở Hoa Kỳ, số định danh cá nhân là một tham chiếu mười hai chữ số được gán cho một công dân để cải thiện hiệu quả quản lý hành chính, giao dịch công tiện lợi, thực hiện nghĩa vụ thuế và phúc lợi xã hội được công bằng. Sử dụng số định danh cá nhân, công dân có thể kiểm tra thông tin chính phủ của chính họ và giám sát cách các hồ sơ này được sử dụng bởi các cơ quan chính phủ. Cổng thông tin điện tử cá nhân là công cụ để tạo điều kiện cho công dân thực hiện các truy vấn đó. Quan trọng hơn, Cổng thông tin cá nhân sẽ cho phép công dân gửi biểu mẫu và lệ phí trực tuyến mà theo truyền thống yêu cầu phải có nhiều hồ sơ và tài liệu.

Dịch vụ một cửa điện tử

Theo một nghiên cứu của chính phủ, xin giấy phép vận tải thì người dân phải thực hiện 07 lần tới cơ quan hành chính và cần 13 loại giấy tờ tài liệu do các cơ quan nhà nước khác nhau cấp. Như vậy, có thể thấy ý tưởng Dịch vụ một cửa này là một khái niệm của chính phủ điện tử mang tính cách mạng ở Nhật Bản. Nếu việc triển khai dịch vụ chính phủ một cửa thành công như một nền tảng chính phủ chia sẻ, thì kế hoạch tiếp theo là mở cho khu vực tư nhân đầu tư, thực hiện. Ví dụ, các bệnh viện có thể gửi hóa đơn cho hệ thống bảo hiểm y tế quốc gia và cũng bổ sung thông tin vào hồ sơ y tế tư nhân. Mục tiêu là loại bỏ các hệ thống dư thừa và tích hợp với nhau. Ngoài ra, tất cả các hệ thống thông tin của chính phủ sẽ được chuyển sang điện toán đám mây, lần lượt cắt giảm đáng kể chi phí. Dịch vụ điện toán đám mây khi triển khai được ước tính sẽ tiết kiệm khoảng 1 tỷ đô la/năm cho xã  hội nói chung.

Bài đăng của tôi (Hộp thư điện tử)

Dịch vụ miễn phí và an toàn này sẽ cho phép công dân nhận được các tài liệu và thông tin quan trọng được gửi từ các cơ quan chính phủ và các công ty mà người dân đã lựa chọn để nhận thông tin mới qua mạng Internet. Người dùng Bài đăng của tôi có thể nhận hóa đơn và báo cáo qua thư điện tử, thanh toán điện tử và lưu trữ hồ sơ trong hộp thư điện tử. Chính phủ cho rằng việc triển khai dịch vụ này cho người dân sẽ phá vỡ ranh giới giữa thông tin khu vực công và tư nhân và giúp kích thích các doanh nghiệp mới phát triển.

Đẩy mạnh cung cấp dịch vụ trực tuyến

Các chính quyền địa phương của Nhật Bản cung cấp nhiều thông tin về các dịch vụ khác nhau thông qua các sổ tay, bản tin, thư và trang thông tin điện tử; tuy nhiên, không có gì đảm bảo rằng thông tin phù hợp đến được với những người dân thật sự cần nó. Một hệ thống thông báo hoặc dịch vụ tự động gửi thông tin cho người đăng ký được phát triển để tiếp cận người dùng thay vì chờ đợi các ứng dụng hoặc yêu cầu của công dân. Dịch vụ tự động gửi thông tin chọn các cá nhân mục tiêu và gửi thông tin phù hợp trực tiếp đến Cổng thông tin cá nhân. Ví dụ, một văn phòng thành phố có thể gửi thông tin về việc tiêm phòng cho các bà mẹ có con ở độ tuổi nhất định bằng Cổng thông tin cá nhân. Đồng thời, trong Cổng thông tin cá nhân, các bà mẹ có thể tải xuống một phiếu mua hàng từ văn phòng thành phố để được tiêm chủng miễn phí tại một phòng khám địa phương. Người gửi và người nhận có thể chọn các thông tin và chủ đề mong muốn, thay vì bị nhận quá nhiều thông tin không liên quan, có thể dẫn đến quá tải thông tin. Bằng cách sử dụng hệ thống chính thức của chính phủ, người dân có thể có sự tin tưởng lớn hơn so với việc sử dụng các hộp thư điện tử công cộng, thường chứa các thông tin gian lận nhắm vào các công dân dễ bị tổn thương.

Triển khai dịch vụ công tại các cửa hàng tiện lợi

Các cửa hàng tiện lợi đã cung cấp các ki-ốt nơi mọi người có thể chuyển tiền, đặt vé và trả tiền điện nước, nhưng đó là một sự đổi mới lớn để biến chúng thành một phần của chính phủ. Sự phổ biến của nó đặc biệt hấp dẫn đối với chính phủ, vì nó đã cố gắng tiết kiệm tiền bằng cách sáp nhập các thành phố nhỏ hơn và đóng cửa các văn phòng chính phủ. Ki-ốt hành chính trong các cửa hàng tiện lợi tương tự như máy ATM. Với số định danh và mật khẩu cá nhân, người dùng có thể yêu cầu, nhận và thanh toán tại ki-ốt. Đây là một hệ thống kinh tế tiên tiến cho tất cả những người tham gia. Ví dụ, đối với công dân sống ở thành phố Ichikawa ở Chiba, họ có thể tiết kiệm khoảng 20 đô la cho mỗi giao dịch bao gồm chi phí vận chuyển và thời gian nghỉ việc, và sẽ tiết kiệm khoảng 3 triệu đô la/năm (dựa trên việc xử lý 470.000 giấy phép). Đối với văn phòng thành phố, các lợi ích bao gồm đáp ứng yêu cầu của người dùng kịp thời, giảm chi phí cho lao động, thiết bị và vật tư văn phòng. Ngay cả sau khi trừ chi phí trả cho các cửa hàng tiện lợi tham gia, văn phòng thành phố sẽ tiết kiệm khoảng 2,8 triệu đô la / năm.

Phần kết luận

Chính phủ điện tử Nhật Bản có sự phát triển từ dưới lên, nơi chính phủ trung ương tạo ra các quy định và hướng dẫn lập pháp để chính quyền địa phương tuân theo. Điều này có nghĩa là mỗi đô thị, quận và văn phòng quốc gia có thể đầu tư vào phần mềm của riêng họ, được tạo ra theo nhu cầu của riêng thay vì phát triển các hệ thống có thể tương tác và tập trung vào công dân. Nhiều nội dung, ứng dụng đã được triển khai để cung cấp dịch vụ công trực tuyến cho người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn. Trong đó, chính phủ Nhật Bản luôn lấy nguyên tắc hướng đến người dân làm kim chỉ nam để xây dựng các cơ chế chính sách, các ứng dụng, nền tảng chính phủ điện tử. Điều này thể hiện ở việc cung cấp dịch vụ công của chính phủ qua nhiều kênh khác nhau, tại mọi thời điểm, triển khai số định danh cá nhân, cổng thông tin cá nhân, dịch vụ một cửa... Cung cấp dịch vụ công hướng đến người dân, doanh nghiệp cũng là một định hướng trong việc phát triển chính phủ điện tử mà Việt Nam đã và đang hướng đến trong giai đoạn hiện nay.

Trần Kiên

Tài liệu tham khảo:

- http://www.e-gov.go.jp/en/;

- Development of Japan’s e-Government: My Government as a Step Towards a Ubiquitous G2C Networked Society (http://25qt511nswfi49iayd31ch80-wpengine.netdna-ssl.com/wp-content/uploads/papers/acset2016/ACSET2016_33400.pdf)

Nguồn: https://aita.gov.vn/tong-quan-ve-su-phat-trien-chinh-phu-dien-tu-nhat-ban