Kỹ năng thụ lý và xây dựng hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý

I. KỸ NĂNG THỤ LÝ VỤ VIỆC TRỢ GIÚP PHÁP LÝ
1. Khái niệm, ý nghĩa của thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý
Thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý là hoạt động đầu tiên của tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý trong quá trình trợ giúp pháp lý. Tổ chức trợ giúp pháp lý tiếp nhận kiểm tra đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý, giấy tờ chứng minh người được trợ giúp pháp lý và các giấy tờ, tài liệu kèm theo của người được trợ giúp pháp lý,… Sau khi kiểm tra, đối chiếu các điều kiện thụ lý, trường hợp đủ điều kiện thụ lý thì Tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý thụ lý vụ việc bằng việc ghi vào Sổ thụ lý, theo dõi vụ việc trợ giúp pháp lý.
Như vậy, thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý là việc tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý thông qua người tiếp nhận thực hiện tiếp nhân đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý, giấy tờ chứng minh người được trợ giúp pháp lý và các giấy tờ kèm theo do người được trợ giúp pháp lý cung cấp, xác định các điều kiện thụ lý và vào Sổ thụ lý, theo dõi vụ việc trợ giúp pháp lý. Theo nghĩa thông thường, thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý là căn cứ để phân công người thực hiện trợ giúp pháp lý và là căn cứ để bắt đầu thực hiện trợ giúp pháp lý theo quy định của pháp luật.
Thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý phải được tiến hành theo trình tự, thủ tục nhất định quy định của Luật Trợ giúp pháp lý 2017 và Thông tư số 12/2018/TT-BTP ngày 28/8/2018 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn một số hoạt động nghiệp vụ trợ giúp pháp lý và quản lý chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý. Việc thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý đúng có ý nghĩa quan trọng, bảo đảm kịp thời quyền được trợ giúp pháp lý cho người được trợ giúp pháp lý trong các quan hệ pháp luật, đồng thời góp phần nâng cao chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý. Mặt khác, việc thụ lý vụ việc TGPPL tốt cũng phản ánh sự nghiêm túc, chuyên nghiệp của tổ chức thực hiện TGPL ngay từ khâu đầu tiên, qua đó gây lòng tin cho người được TGPL. Để thực hiện tốt hoạt động thụ lý vụ vụ việc TGPL, tạo tiền đề cho việc thực hiện TGPL có chất lượng tốt, nhanh chóng, hiệu quả đòi hỏi Tổ chức thực hiện TGPL phải nắm vững các kỹ năng cơ bản trong giai đoạn này gồm: Kỹ năng tiếp nhận yêu cầu trợ giúp pháp lý và các tài liệu kèm theo; kỹ năng kiểm tra các điều kiện thụ lý,…
2. Điều kiện thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý
Để nắm vững kỹ năng thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý, trước hết cần nắm vững các điều kiện thụ lý. Theo quy định hiện hành, điều kiện để thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý gồm:
- Điều kiện cần: Phải là người được trợ giúp pháp lý theo quy định của Luật Trợ giúp pháp lý. Theo dó, chỉ khi một người chứng minh mình thuộc một trong những diện được trợ giúp pháp lý như: người thuộc hộ nghèo, là người có công với cách mạng, trẻ em hay những đối tượng khác theo quy định tại Điều 7 Luật Trợ giúp pháp lý 2017 thì mới được trợ giúp pháp lý. Điều này có nghĩa, khi họ chưa được cấp sổ hộ nghèo, họ chưa được công nhận là thương binh,… thì chưa phải là người được trợ giúp pháp lý.
Người được TGPL phải còn sống tại thời điểm yêu cầu TGPL thì mới được TGPL, người được TGPL chết thì không được TGPL.
- Điều kiện đủ:
+ Yêu cầu trợ giúp pháp lý chỉ được thụ lý khi có vụ việc cụ thể liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của người được trợ giúp pháp lý và không thuộc lĩnh vực kinh doanh thương mại. Các yêu cầu trái pháp luật, không liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của người được trợ giúp pháp lý.
+ Phạm vi thực hiện TGPL: Yêu cầu trợ giúp pháp lý phù hợp với phạm vi cung cấp dịch vụ của tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý. Tổ chức thực hiện TGPL chỉ thụ lý khi yêu cầu TGPL trong phạm vi cung cấp, hoạt động của tổ chức thực hiện TGPL theo quy định tại Điều 26 Luật Trợ giúp pháp lý 2017. Theo đó, Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước thực hiện trợ giúp pháp lý đối với người được trợ giúp pháp lý đang cư trú tại địa phương; vụ việc trợ giúp pháp lý xảy ra tại địa phương; Tổ chức ký hợp đồng thực hiện trợ giúp pháp lý thực hiện trợ giúp pháp lý trong phạm vi hợp đồng; Tổ chức đăng ký tham gia trợ giúp pháp lý thực hiện trợ giúp pháp lý trong phạm vi đăng ký.
+ Hình thức TGPL: Yêu cầu trợ giúp pháp lý phù hợp với hình thức trợ giúp pháp lý. Tổ chức thực hiện TGPL chỉ thụ lý khi yêu cầu về hình thức TGPL phù hợp với hình thức cung cấp dịch vụ TGPL quy định tại khoản 2 Điều 27 Luật TGPL. Theo đó, các hình thức trợ giúp pháp lý bao gồm: Tham gia tố tụng; Tư vấn pháp luật; Đại diện ngoài tố tụng.
Ngoài ra yêu cầu TGPL đã được một tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý khác thụ lý, giải quyết thì sẽ không được thụ lý.
3. Kỹ năng thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý
Kỹ năng thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý được hình thành bởi tập hợp các kỹ năng: tiếp nhận yêu cầu TGPL, …
3.1. Kỹ năng tiếp nhận yêu cầu TGPL
Khoản 2 Điều 29 Luật Trợ giúp pháp lý 2017 quy định yêu cầu trợ giúp pháp lý được gửi đến tổ chức thực hiện TGPL bằng 03 cách. Người được TGPL có thể nộp Hồ sơ trực tiếp tại trụ sở của tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý hoặc gửi Hồ sơ đến tổ chức thực hiện qua dịch vụ bưu chính hoặc gửi hồ sơ qua fax, hình thức điện tử. Kỹ năng tiếp nhận yêu cầu TGPL trong các trường hợp này có những điểm giống và khác nhau.
a) Hồ sơ yêu cầu TGPL
Khoản 1 Điều 29 Luật Trợ giúp pháp lý 2017 quy định, dù yêu cầu TGPL được thực hiện theo cách nào trong số các cách nêu trên thì người được TGPL phải nộp hồ sơ cho tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý với 03 loại giấy tờ cở bản:
- Đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý;
- Giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý;
- Các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý.
Các giấy tờ này có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định các điều kiện thụ lý. Do vậy, khi tiếp nhận yêu cầu trợ giúp pháp lý, người tiếp nhận cần lưu ý kiểm tra kỹ các giấy tờ này.
b) Kỹ năng tiếp nhận, kiểm tra đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý
- Trường hợp yêu cầu TGPL trực tiếp tại trụ sở của tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý:
Trường hợp yêu cầu TGPL trực tiếp tại trụ sở của tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý thì Tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý bố trí nơi tiếp người được trợ giúp pháp lý tại trụ sở của tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý hoặc tại địa điểm khác ngoài trụ sở của tổ chức bảo đảm điều kiện để việc trình bày yêu cầu được dễ dàng, thuận lợi.
Về nguyên tắc, người được trợ giúp pháp lý phải có đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý (đơn viết sẵn hoặc yêu cầu đối tượng điền vào đơn theo mẫu) với những nội dung chính sau đây:
+ Ngày, tháng, năm làm đơn;
+ Tên tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý được yêu cầu thực hiện trợ giúp pháp lý;
+ Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, số CMT/CCCD, điện thoại, địa chỉ của người được trợ giúp pháp lý; (Trường hợp người thân thích của người được TGPL yêu cầu thay thì có thêm phần thông tin về người yêu cầu: Họ và tên, số CMT/CCCD, điện thoại, địa chỉ của người được trợ giúp pháp lý, mối quan hệ với người được trợ giúp pháp lý);
+ Tóm tắt yêu cầu trợ giúp pháp lý, Yêu cầu hình thức trợ giúp pháp lý;
+ Liệt kê các tài liệu gửi kèm theo đơn;
+ Chữ ký hoặc điểm chỉ của người làm đơn.
 Như vậy có thể thấy, đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý gồm 03 nội dung chính: Thông tin về người được TGPL, Nội dung yêu cầu TGPL, hình thức yêu cầu trợ giúp pháp lý. Đây là những nội dung quan trọng trong việc xác định điều kiện thụ lý vụ việc trợ giúp pháp lý. Người yêu cầu TGPL có thể tự viết đơn (viết tay hoặc đánh máy) hoặc làm đơn theo mẫu đều được chấp nhận nhưng phải bảo đảm được 03 nội dung trên. Do vậy, khi tiếp nhận đơn yêu cầu TGPL, người tiếp nhận cần kiểm tra đã có các nội dung phù hợp chưa? Trường hợp chưa đủ nội dung trên, người tiếp nhận cần giải thích cho người được TGPL biết để họ ghi vào đơn yêu cầu hoặc hướng dẫn họ viết lại đơn yêu cầu cho phù hợp. Trường hợp người yêu cầu trợ giúp pháp lý không thể tự mình viết đơn yêu cầu thì người tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm ghi các nội dung vào mẫu đơn để họ tự đọc hoặc đọc lại cho họ nghe và yêu cầu họ ký tên hoặc điểm chỉ vào đơn.
- Trường hợp yêu cầu TGPL gửi đến tổ chức thực hiện TGPL qua dịch vụ bưu chính:
Trường hợp yêu cầu TGPL gửi hồ sơ yêu cầu TGPL đến tổ chức thực hiện TGPL qua dịch vụ bưu chính, thì khi nhận được hồ sơ yêu cầu TGPL, Tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý cần:
+ Ghi ngày, tháng, năm nhận được hồ sơ yêu cầu TGPL do các dịch vụ bưu chính chuyển đến và ngày, tháng, năm gửi Hồ sơ yêu cầu TGPL (theo dấu bưu điện) vào Sổ Công văn đến hoặc Sổ theo dõi (tự lập);
+ Kiểm tra các tài liệu có trong hồ sơ yêu cầu TGPL. Trường hợp thiếu thì liên hệ với người yêu cầu TGPL để đề nghị bổ sung;
+ Kiểm tra nội dung đơn khởi kiện như trường hợp nhận đơn trực tiếp. Trường hợp thiếu các nội dung liên quan thì căn cứ vào điều kiện thụ lý ở trên để có thể liên hệ với người yêu cầu TGPL để giải thích, hướng dẫn hoặc đề nghị cung cấp, bổ sung trước khi thụ lý;
+ Một điểm cần lưu ý là phong bì có dấu của dịch vụ bưu chính phải được đính kèm theo Hồ sơ yêu cầu TGPL.
- Trường hợp yêu cầu TGPL gửi đến tổ chức thực hiện TGPL qua fax, hình thức điện tử:
Trường hợp yêu cầu TGPL gửi hồ sơ yêu cầu TGPL đến tổ chức thực hiện TGPL qua fax, hình thức điện tử, ngoài các điểm cần lưu ý như gửi qua các dịch vụ bưu chính thì cần ghi lại ngày, tháng, năm gửi/nhận hồ sơ qua hệ thống fax/điện tử vào Sổ Công văn đến hoặc Sổ theo dõi (tự lập).
b) Kỹ năng tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ chứng minh thuộc diện trợ giúp pháp lý
Theo quy định hiện hành, để được trợ giúp pháp lý, người yêu cầu hoặc người được TGPL phải thuộc một trong các diện được trợ giúp pháp lý theo quy định tại Điều 7 Luật Trợ giúp pháp lý 2017. Do đó, khi yêu cầu trợ giúp pháp lý, tuỳ diện người trợ giúp pháp lý họ phải nộp và xuất trình giấy tờ chứng minh phù hợp, cụ thể:
* Một trong các giấy tờ giúp xác định người được TGPL là người có công với cách mạng:
- Quyết định của cơ quan có thẩm quyền công nhận là người có công với cách mạng theo quy định của Pháp lệnh ưu đãi người có công với cách mạng;
- Quyết định phong tặng danh hiệu Bà mẹ Việt Nam anh hùng, Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân, Anh hùng lao động trong thời kỳ kháng chiến;
- Huân chương Kháng chiến, Huy chương Kháng chiến, Bằng Bà mẹ Việt Nam anh hùng, Bằng Anh hùng, Bằng Có công với nước;
- Quyết định trợ cấp, phụ cấp do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định là người có công với cách mạng theo quy định của pháp luật về ưu đãi người có công với cách mạng;
- Quyết định hoặc giấy chứng nhận thương binh, người hưởng chính sách như thương binh, bệnh binh, bệnh tật do nhiễm chất độc hóa học, người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hóa học.
- Các loại giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp mà dựa vào đó có thể xác định được người có công với cách mạng;
- Trong trường hợp những người có công với cách mạng bị thất lạc các giấy tờ nêu trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó.
* Một trong các giấy tờ giúp xác định người được TGPL là người nghèo:
- Giấy chứng nhận hộ nghèo
- Các giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp mà dựa vào đó có thể xác định được người có tên trong giấy tờ đó là người nghèo (Quyết định cấp Giấy chứng nhận hộ nghèo,… ).
Trong trường hợp người nghèo bị thất lạc các giấy tờ trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó (UBND cấp xã hoặc cơ quan lao động, thương binh và xã hội về thuộc diện hộ nghèo theo Quyết định số bao nhiêu, năm nào ?
* Một trong các giấy tờ giúp xác định người được trợ giúp pháp lý là trẻ em:
-  Giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu;
-  Văn bản của cơ quan tiến hành tố tụng xác định người có yêu cầu trợ giúp pháp lý là trẻ em;
- Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về áp dụng biện pháp xử lý hành chính hoặc xử phạt vi phạm hành chính xác định người có yêu cầu trợ giúp pháp lý là trẻ em.
- Các loại giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định được tuổi của người được TGPL. Trong trường hợp bị thất lạc các giấy tờ nêu trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó.
* Một trong các giấy tờ giúp xác định người được TGPL là người dân tộc thiểu số cư trú ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn:
- Giấy tờ hợp pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định người có tên là người dân tộc thiểu số và nơi cư trú của người đó;
- Văn bản của cơ quan tiến hành tố tụng xác định người có yêu cầu trợ giúp pháp lý là người dân tộc thiểu số và nơi cư trú của người đó.
- Các loại giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định được dân tộc và nơi cư trú của người đó;
Trong trường hợp bị thất lạc các giấy tờ trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó.
* Một trong các giấy tờ giúp xác định người bị buộc tội từ đủ 16 tuổi đến dưới 18 tuổi là người được trợ giúp pháp lý:
- Văn bản của cơ quan tiến hành tố tụng xác định người có yêu cầu trợ giúp pháp lý là người bị buộc tội từ đủ 16 tuổi đến dưới 18 tuổi;
- Các loại giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định được người đó là người bị buộc tội và độ tuổi của họ;
Trong trường hợp bị thất lạc các giấy tờ nêu trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó.
* Giấy tờ giúp xác định người bị buộc tội thuộc hộ cận nghèo là người được trợ giúp pháp lý:
- Giấy chứng nhận hộ cận nghèo và Văn bản của cơ quan tiến hành tố tụng xác định người có yêu cầu trợ giúp pháp lý là người bị buộc tội;
- Các loại giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định được người đó là người thuộc hộ cận nghèo và là người bị buộc tội;
Trong trường hợp bị thất lạc các giấy tờ nêu trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó.
* Giấy tờ giúp xác định cha đẻ, mẹ đẻ, vợ, chồng, con của liệt sĩ và người có công nuôi dưỡng khi liệt sĩ còn nhỏ có khó khăn về tài chính là người được trợ giúp pháp lý:
- Giấy chứng nhận hộ cận nghèo hoặc quyết định hưởng trợ cấp xã hội hàng tháng hoặc quyết định tiếp nhận đối tượng vào chăm sóc, nuôi dưỡng tại nhà xã hội, cơ sở bảo trợ xã hội và Quyết định của cơ quan có thẩm quyền về trợ cấp ưu đãi, trợ cấp tiền tuất đối với cha đẻ, mẹ đẻ, vợ, chồng, con của liệt sĩ và người có công nuôi dưỡng khi liệt sĩ còn nhỏ hoặc Giấy chứng nhận gia đình liệt sỹ, Bằng tổ quốc ghi công có tên liệt sỹ kèm theo giấy tờ chứng minh mối quan hệ thân nhân với liệt sỹ;
- Các loại giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định được người đó là cha đẻ, mẹ đẻ, vợ, chồng, con của liệt sĩ và người có công nuôi dưỡng khi liệt sĩ còn nhỏ có khó khăn về tài chính.
Trong trường hợp bị thất lạc các giấy tờ nêu trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó.
* Giấy tờ giúp xác định người nhiễm chất độc da cam có khó khăn về tài chính là người được trợ giúp pháp lý:
- Giấy chứng nhận hộ cận nghèo hoặc quyết định hưởng trợ cấp xã hội hàng tháng hoặc quyết định tiếp nhận đối tượng vào chăm sóc, nuôi dưỡng tại nhà xã hội, cơ sở bảo trợ xã hội và Quyết định về việc trợ cấp ưu đãi đối với con của người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hóa học hoặc Giấy chứng nhận bệnh tật, dị dạng, dị tật do nhiễm chất độc hóa học.
- Các loại giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định được người đó là người nhiễm chất độc da cam có khó khăn về tài chính.
Trong trường hợp bị thất lạc các giấy tờ nêu trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó.
* Giấy tờ giúp xác định người cao tuổi có khó khăn về tài chính là người được trợ giúp pháp lý:
- Quyết định hưởng trợ cấp xã hội hàng tháng; Quyết định tiếp nhận đối tượng vào chăm sóc, nuôi dưỡng tại nhà xã hội, cơ sở bảo trợ xã hội;
- Giấy chứng nhận hộ cận nghèo kèm theo giấy tờ hợp pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định người có tên trong giấy là người cao tuổi.
- Các loại giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định người đó là người cao tuổi có khó khăn về tài chính.
Trong trường hợp bị thất lạc các giấy tờ nêu trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó.
* Giấy tờ giúp xác định người khuyết tật có khó khăn về tài chính là người được trợ giúp pháp lý:
- Giấy chứng nhận hộ cận nghèo kèm theo Giấy chứng nhận khuyết tật do cơ quan có thẩm quyền cấp;
- Quyết định hưởng trợ cấp xã hội hàng tháng; Quyết định tiếp nhận đối tượng vào chăm sóc, nuôi dưỡng tại nhà xã hội, cơ sở bảo trợ xã hội;
- Các loại giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định người đó là người khuyết tật có khó khăn về tài chính.
Trong trường hợp bị thất lạc các giấy tờ nêu trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó.
* Giấy tờ giúp xác định người từ đủ 16 tuổi đến dưới 18 tuổi là bị hại trong vụ án hình sự có khó khăn về tài chính là người được trợ giúp pháp lý:
- Giấy chứng nhận hộ cận nghèo hoặc quyết định hưởng trợ cấp xã hội hàng tháng hoặc quyết định tiếp nhận đối tượng vào chăm sóc, nuôi dưỡng tại nhà xã hội, cơ sở bảo trợ xã hội và Văn bản của cơ quan tiến hành tố tụng xác định người có yêu cầu trợ giúp pháp lý là bị hại và từ đủ 16 tuổi đến dưới 18 tuổi.
- Các loại giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định được người đó là bị hại và độ tuổi của họ;
Trong trường hợp bị thất lạc các giấy tờ nêu trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó.
* Giấy tờ giúp xác định nạn nhân trong vụ việc bạo lực gia đình có khó khăn về tài chính là người được trợ giúp pháp lý:
- Quyết định tiếp nhận nạn nhân bạo lực gia đình vào nhà xã hội, cơ sở bảo trợ xã hội;
- Giấy chứng nhận hộ cận nghèo kèm theo một trong các loại giấy tờ: Giấy xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh về việc khám và điều trị thương tích do hành vi bạo lực gia đình gây ra; Quyết định cấm người gây bạo lực gia đình tiếp xúc với nạn nhân bạo lực gia đình; Quyết định xử lý vi phạm hành chính với người có hành vi bạo lực gia đình;
- Các loại giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định được người đó là nạn nhân trong vụ việc bạo lực gia đình có khó khăn về tài chính;
Trong trường hợp bị thất lạc các giấy tờ nêu trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó.
* Giấy tờ giúp xác định nạn nhân của hành vi mua bán người có khó khăn về tài chính là người được trợ giúp pháp lý:
- Giấy chứng nhận hộ cận nghèo hoặc quyết định hưởng trợ cấp xã hội hàng tháng hoặc quyết định tiếp nhận đối tượng vào chăm sóc, nuôi dưỡng tại nhà xã hội, cơ sở bảo trợ xã hội và một trong các giấy tờ: Giấy xác nhận của cơ quan Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Giấy xác nhận của cơ quan Cơ quan Công an, Bộ đội Biên phòng, Cảnh sát biển đã giải cứu nạn nhân; Giấy xác nhận của cơ quan điều tra, cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân; Giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp đã được cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc Bộ Ngoại giao Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự chứng minh người đó là nạn nhân.
- Các loại giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định được người đó là nạn nhân của hành vi mua bán người có khó khăn về tài chính;
Trong trường hợp bị thất lạc các giấy tờ nêu trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó.
* Giấy tờ giúp xác định người nhiễm HIV có khó khăn về tài chính là người được trợ giúp pháp lý:
- Giấy chứng nhận hộ cận nghèo hoặc quyết định hưởng trợ cấp xã hội hàng tháng hoặc quyết định tiếp nhận đối tượng vào chăm sóc, nuôi dưỡng tại nhà xã hội, cơ sở bảo trợ xã hội và Giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền cấp xác định là người nhiễm HIV;
- Các loại giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp xác định được người đó là người nhiễm HIV có khó khăn về tài chính về tài chính;
Trong trường hợp bị thất lạc các giấy tờ nêu trên thì phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy tờ đó.
* Lưu ý khi tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ chứng minh thuộc diện trợ giúp pháp lý
- Trường hợp yêu cầu TGPL trực tiếp tại trụ sở của tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý:
+ Nếu đã có bản sao nộp theo hồ sơ yêu cầu TGPL thì xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu hoặc nộp bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý.
+ Nếu chưa có bản sao nộp theo hồ sơ yêu cầu TGPL thì nộp bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý hoặc xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu, sau đó người tiếp nhận yêu cầu TGPL sao chụp 01 bản lưu vào hồ sơ.
Trong cả 02 trường hợp này, nên ghi lại kết quả đối chiếu vào bản chụp giấy tờ chứng minh thuộc diện trợ giúp pháp lý.
- Trường hợp yêu cầu TGPL gửi đến tổ chức thực hiện TGPL qua dịch vụ bưu chính; điện tử, fax:
- Nếu hồ sơ yêu cầu TGPL gửi qua dịch vụ bưu chính không có bản sao giấy tờ chứng minh thuộc diện TGPL hoặc không phải là bản chứng thực thì người tiếp nhận liên hệ với người yêu cầu TGPL để giải thích và gửi bổ sung bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý;
- Nếu hồ sơ yêu cầu TGPL gửi qua fax, hình thức điện tử:
+ Nếu hồ sơ yêu cầu TGPL không có bản sao giấy tờ chứng minh thuộc diện TGPL thì người tiếp nhận liên hệ với người yêu cầu TGPL để giải thích và yêu cầu họ gửi bản sao qua hệ thống fax và điện tử và khi gặp người thực hiện trợ giúp pháp lý, người yêu cầu trợ giúp pháp lý phải xuất trình bản chính hoặc nộp bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý
+ Nếu hồ sơ yêu cầu TGPL có bản sao giấy tờ chứng minh thuộc diện thì khi gặp người thực hiện trợ giúp pháp lý, người yêu cầu trợ giúp pháp lý phải xuất trình bản chính hoặc nộp bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý
Sau khi tiếp nhận giấy tờ xác nhận thuộc diện được TGPL do đối tượng cung cấp, người tiếp nhận cần xem xét tính hợp lệ của các giấy tờ này dựa trên các thông số như: không bị sửa chữa, tẩy xoá, cắt dán; người yêu cầu TGPL đúng là người có tên trong giấy tờ đó; giấy tờ được cấp đúng thẩm quyền, còn thời hạn sử dụng (VD: Thẻ thương binh, Sổ hộ nghèo, Thẻ khám chữa bệnh dành cho người nghèo,...). Nên dùng các từ: “đã kiểm tra với bản chính”, “đã đối chiếu bản chính”... để ghi lại kết quả của việc kiểm tra và ghi trực tiếp vào bản sao giấy tờ chứng minh do người được trợ giúp pháp lý cung cấp, sau đó ký bên dưới.
Trường hợp thực hiện trợ giúp pháp lý ngoài trụ sở, không có điều kiện sao chụp thì có thể dùng điện thoại thông mình hoặc máy ảnh để chụp lại, hoặc ghi lại ký hiệu, số, ngày tháng cấp, tên người ký giấy tờ đó vào phần dưới đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý để làm căn cứ đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.
Lưu ý: Trong trường hợp thụ lý ngay, người yêu cầu trợ giúp pháp lý còn thiếu những giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý thì người tiếp nhận yêu cầu phải hướng dẫn họ cung cấp trong thời hạn quy định. Nếu họ không cung cấp thì sẽ ngừng cung cấp dịch vụ trợ giúp pháp lý.
c) Kỹ năng tiếp nhận các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý
Để chứng minh cho yêu cầu trợ giúp pháp lý, người được trợ giúp pháp lý ngoài việc cung cấp đơn yêu cầu TGPL, Giấy tờ chứng minh là người được trợ giúp pháp lý thì còn phải cung cấp các giấy tờ, tài liệu kèm theo để chứng minh yêu cầu đó có liên quan trực tiếp đến mình. Cũng cần lưu ý rằng: trong khi Luật trợ giúp pháp lý 2006 và các văn bản hướng dẫn thi hành thì không bắt buộc người được trợ giúp pháp lý phải nộp các giấy tờ liên quan đến vụ việc thì Luật trợ giúp pháp lý năm 2007 xem đây là một trong 03 loại giấy tờ bắt buộc để chứng minh yêu cầu trợ giúp pháp lý có hợp pháp và có liên quan trực tiếp đến người được trợ giúp pháp lý hay không? Do vậy, khi tiếp nhận, người tiếp nhận cần kiểm tra kỹ Hồ sơ yêu cầu trợ giúp pháp lý. Nếu Hồ sơ yêu cầu trợ giúp pháp lý không có các giấy tờ này hoặc không đủ để chứng minh yêu cầu trợ giúp pháp lý hoặc có những mâu thuẫn giữa tài liệu và nội dung yêu cầu ghi trong đơn,... thì yêu cầu hoặc liên hệ với người được TGPL để họ cung cấp.
Ngoài việc căn cứ vào đơn và lời trình bày của người yêu cầu trợ giúp pháp lý, đối với những vụ việc phức tạp, người thực hiện trợ giúp pháp lý còn phải nghiên cứu thêm các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý mới có thể tiến hành trợ giúp được. Do vậy, người tiếp nhận đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý cần đề nghị đối tượng cung cấp các giấy tờ, tài liệu liên quan đến vụ việc trợ giúp pháp lý. VD: nếu đối tượng yêu cầu tư vấn về một vụ tranh chấp đất đai thì cần đề nghị họ cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, biên bản hoà giải, quyết định giải quyết của cơ quan có thẩm quyền, bản án của Toà án,...
 Người có yêu cầu phải cung cấp các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL. Tổ chức thực hiện TGPL chỉ nhận đơn và bản sao các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL để lưu trữ trong hồ sơ và không hoàn trả lại. Trường hợp cần thiết, đề nghị người có yêu cầu cung cấp bản chính để đối chiếu. Người có yêu cầu phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL. Đối với vụ việc có yêu cầu cử người tham gia tố tụng, đại diện ngoài tố tụng cần có các giấy tờ, tài liệu sau đây:
+ Trong vụ án hình sự, ngoài các tài liệu, giấy tờ có thể làm chứng cứ của vụ án (nếu có) thì tuỳ theo từng giai đoạn tố tụng và tư cách tham gia tố tụng, người có yêu cầu phải xuất trình một trong các giấy tờ liên quan đến giai đoạn tố tụng như: Quyết định tạm giữ; Quyết định khởi tố bị can; Giấy triệu tập lấy lời khai; Kết luận điều tra; Cáo trạng; Quyết định đưa vụ án ra xét xử; Bản án, Quyết định chưa có hiệu lực pháp luật của Toà án hoặc các giấy tờ khác chứng minh vụ việc đang được cơ quan tiến hành tố tụng thụ lý cho thấy người có yêu cầu là người bị tạm giữ, bị can, bị cáo, người bị hại, nguyên đơn dân sự, bị đơn dân sự hoặc người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ án hình sự đó.
+ Trong vụ, việc dân sự hoặc vụ án hành chính thì tuỳ từng giai đoạn tố tụng, ngoài các tài liệu, giấy tờ có thể làm căn cứ (nếu có) người có yêu cầu phải xuất trình một trong các giấy tờ sau: Biên lai thu tiền tạm ứng án phí; Giấy triệu tập đương sự; Bản án, Quyết định của Toà án hoặc giấy tờ khác chứng minh người có yêu cầu là nguyên đơn dân sự, bị đơn dân sự hoặc người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ, việc dân sự, người khởi kiện hoặc người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ án hành chính, lao động.
+ Trong các vụ việc đại diện ngoài tố tụng thì người có yêu cầu có căn cứ, giấy tờ hoặc khi người tiếp nhận có cơ sở cho rằng họ không thể tự bảo vệ được quyền, lợi ích hợp pháp của mình (bị ốm đau, già yếu, có nhược điểm về thể chất, tâm thần hoặc vì lý do khách quan khác...). Trong trường hợp này, ngoài việc dựa vào sự quan sát trực quan, người thực hiện TGPL cần đề nghị đối tượng cung cấp một số giấy tờ có liên quan để xác định họ không thể tự bảo vệ được quyền, lợi ích hợp pháp của mình, cần có người đại diện cho họ để làm việc với các cơ quan, tổ chức liên quan. VD: xác nhận của UBND cấp xã, chứng nhận của cơ sở y tế,v.v...
* Cần lưu ý rằng, ở thời điểm này người được trợ giúp pháp lý chỉ phải nộp các tài liệu, giấy tờ ban đầu để chứng minh cho yêu cầu TGPL của mình là có liên quan trực tiếp đến mình và hợp pháp chứ không phải nộp đủ các giấy tờ, tài liệu liên quan đến vụ việc. Do vậy, người tiếp nhận cần phân biệt sự rõ sự khác nhau này để tránh gây phiền hà cho người được trợ giúp pháp lý. Từ đó cần xác định tính đầy đủ của tài liệu, giấy tờ liên quan nào là đủ để xác định được yêu cầu TGPL có thể thụ lý được ở thời điểm này, còn các giấy tờ, tài liệu khác liên quan đến vụ việc trong quá trình thực hiện TGPL sau này sẽ được người thực hiện TGPL thu thập hoặc người được TGPL cung cấp ở những thời điểm khác nhau và nhiều nguồn khác nhau.
* Kiểm tra nhanh tính hợp pháp của các giấy tờ, tài liệu
Đủ các giấy tờ, tài liệu để chứng minh yêu cầu TGPL liên quan trực tiếp đến người được TGPL và hợp pháp mới là điều kiện “cần”, để tổ chức thực hiện TGPL thụ lý vụ việc TGPL thì cần thêm điều kiện “đủ” khi tài liệu này cần phải hợp pháp. Để kiểm tra nhanh tài các tài liệu có hợp pháp hay không, người tiếp nhận yêu cầu TGPL cần:
- Giải thích, hướng dẫn cho người được TGPL biết về quyền và nghĩa vụ của mình, trong đó phân tích rõ cho họ hiểu rằng, việc Cố tình cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật về vụ việc trợ giúp pháp lý là vi phạm nguyên tắc thực hiện TGPL và có thể bị từ chối bất kỳ lúc nào.
- Xem xét tính hợp lệ của các giấy tờ này dựa trên các thông số như: không bị sửa chữa, tẩy xoá, cắt dán,... không?
Qua kiểm tra, nếu có nghi ngờ về độ chính xác của các giấy tờ, tài liệu thì người tiếp nhận cần giải thích cho họ hiểu và có thể đề nghị họ cung cấp bản khác để chối chiếu hoặc xác minh thêm;
3.2. Kỹ năng thụ lý vụ việc
a) Kỹ năng xác định mối liên quan giữa yêu cầu trợ giúp pháp lý với các quyền, lợi ích hợp pháp của người được trợ giúp pháp lý; xác định hình thức, lĩnh vực TGPL
Không phải mọi yêu cầu của người được trợ giúp pháp lý đều được đáp ứng mà chỉ những yêu cầu trợ giúp pháp lý liên quan trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của người được trợ giúp pháp lý và không trái pháp luật, đạo đức xã hội, không thuộc lĩnh vực kinh doanh thương mại thì mới được thụ lý, giải quyết. Do vậy, nếu người thuộc diện được trợ giúp pháp lý đưa ra yêu cầu TGPL mà yêu cầu đó không liên quan trực tiếp đến các quyền, lợi ích hợp pháp của bản thân họ (không vì quyền lợi của bản thân họ) thì không được thụ lý (VD: một người là thương binh yêu cầu cử người thực hiện TGPL tham gia tố tụng để bào chữa cho em trai của mình).
Để xác định vụ việc trợ giúp pháp lý có liên quan đến quyền và lợi ích của người được trợ giúp pháp lý hay không có thể căn cứ vào nội dung yêu cầu trong đơn và các tài liệu có liên quan. (VD: thông báo thụ lý vụ án của Toà án, Bản cáo trạng, các quyết định hành chính có liên quan, v.v...);
* Xác định lĩnh vực pháp luật yêu cầu trợ giúp pháp lý
Việc xác định lĩnh vực pháp luật yêu cầu trợ giúp pháp lý  giúp tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý chỉ thụ lý đối với những yêu cầu không thuộc lĩnh vực kinh doanh thương mại. Bên cạnh đó, việc xác định lĩnh vực pháp luật yêu cầu trợ giúp pháp lý còn để phục vụ cho việc phân công người thực hiện trợ giúp pháp lý cho phù hợp. Theo nghĩa thông thường hiện nay thì có thể hiểu yêu cầu TGPL thuộc các lĩnh vực sau thì được coi là phù hợp với lĩnh vực pháp luật mà tổ chức thực hiện TGPL cung cấp:
- Pháp luật hình sự, tố tụng hình sự và thi hành án hình sự;
- Pháp luật dân sự, tố tụng dân sự và thi hành án dân sự;
- Pháp luật hành chính, khiếu nại, tố cáo và tố tụng hành chính;
- Pháp luật đất đai, nhà ở, môi trường và bảo vệ người tiêu dùng;
- Pháp luật lao động, việc làm, bảo hiểm;
- ................
* Xác định hình thức trợ giúp pháp lý
Việc xác định hình thức trợ giúp pháp lý cũng là việc rất quan trọng góp phần nâng cao chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý. Khác với quy định trước đây,  quy định hiện hành của Luật trợ giúp pháp lý năm 2017 chỉ cho phép tổ chức thực hiện TGPL thực hiện 03 hình thức: tư vấn pháp luật, tham gia tố tụng, đại diện ngoài tố tụng mà không còn “hình thức khác”.
Do vậy, khi tiếp nhận yêu cầu TGPL, người tiếp nhận cần hướng dẫn, giải thích cho người được TGPL về các hình thức TGPL và hỏi cụ thể họ yêu cầu hình thức TGPL nào và ghi cụ thể vào đơn yêu cầu.
b) Kỹ năng kiểm tra điều kiện về phạm vi thực hiện trợ giúp pháp lý
Yêu cầu trợ giúp pháp lý chỉ được thụ lý khi thuộc phạm vi cung cấp dịch vụ trợ giúp pháp lý của tổ chức thực hiện TGPL. Theo quy định hiện hành, Tổ chức thực hiện TGPL thực hiện TGPL với phạm vi như sau:
- Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước thực hiện trợ giúp pháp lý thuộc một trong các trường hợp: Người được trợ giúp pháp lý đang cư trú tại địa phương; Vụ việc trợ giúp pháp lý xảy ra tại địa phương; Vụ việc trợ giúp pháp lý do cơ quan có thẩm quyền về trợ giúp pháp lý ở Trung ương yêu cầu.
- Tổ chức ký hợp đồng thực hiện trợ giúp pháp lý thực hiện trợ giúp pháp lý trong phạm vi hợp đồng.
- Tổ chức đăng ký tham gia trợ giúp pháp lý thực hiện trợ giúp pháp lý trong phạm vi đăng ký.
Để xác định phạm vi thực hiện trợ giúp pháp lý có thể căn cứ vào đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý, lời trình bày của đối tượng và các tài liệu kèm theo. Thông thường thì sẽ căn cứ vào mục “số CMT/CCCD, điện thoại, địa chỉ của người được trợ giúp pháp lý” trong đơn yêu cầu TGPL để xác định nơi cư trú của họ. Trong một số trường hợp, cần phải xác minh lại thông tin về nơi cư trú của người yêu cầu trợ giúp pháp lý vì họ có thể nhầm lẫn về nơi cư trú và nơi đăng ký hộ khẩu thường trú (theo quy định của Bộ luật Dân sự thì nơi cư trú là nơi người đó thường xuyên sinh sống; nếu không xác định được nơi thường xuyên sinh sống thì nơi cư trú là nơi người đó đang sinh sống).
Lưu ý:
- Trong trường hợp người thân thích của người được TGPL yêu cầu TGPL thì không căn cứ vào nơi cư trú của người yêu cầu mà vẫn phải xác định nơi cư trí của người được TGPL để làm căn cứ xác định phạm vi TGPL.
-  Theo quy định hiện hành, tổ chức thực hiện TGPL có thể chuyển yêu cầu thực hiện TGPL, do đó Người tiếp nhận cũng cần xác định rõ khả năng thực hiện TGPL trong trường hợp cụ thể để tham mưu cho lãnh đạo tổ chức thực hiện TGPL quyết định chuyển yêu cầu TGPL trước khi thụ lý. Nếu đã thụ lý vụ việc thì Tổ chức thực hiện TGPL phải thực hiện TGPL cho đến khi vụ việc TGPL kết thúc theo các tiêu chí quy định.
c) Thụ lý hoặc từ chối thụ lý vụ việc
          Người tiếp nhận yêu cầu phải kiểm tra các nội dung có liên quan đến yêu cầu trợ giúp pháp lý và trả lời ngay cho người yêu cầu về việc hồ sơ đủ điều kiện để thụ lý hoặc phải bổ sung giấy tờ, tài liệu có liên quan.
- Nếu yêu cầu trợ giúp pháp lý đáp ứng đầy đủ các điều kiện thụ lý (bao gồm trường hợp thụ lý ngay), tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý, Chi nhánh của Trung tâm (sau đây viết tắt là Chi nhánh) vào Sổ thụ lý, theo dõi vụ việc trợ giúp pháp lý. Thời điểm thụ lý được tính từ khi vụ việc trợ giúp pháp lý được ghi vào Sổ thụ lý, theo dõi vụ việc trợ giúp pháp lý.
- Trường hợp người có yêu cầu còn thiếu những giấy tờ chứng minh là người thuộc diện được TGPL hoặc giấy tờ, tài liệu có liên quan đến vụ việc TGPL, người tiếp nhận phải hướng dẫn họ cung cấp bổ sung các giấy tờ, tài liệu có liên quan.
Trong trường hợp phải thụ lý ngay: Thời hiệu khởi kiện của vụ việc còn dưới 05 ngày làm việc; Ngày xét xử theo quyết định đưa vụ án ra xét xử còn dưới 05 ngày làm việc; Các trường hợp chỉ định người bào chữa theo quy định của Bộ luật Tố tụng hình sự và các trường hợp theo quy định tại khoản 3 Điều 31 của Luật Trợ giúp pháp lý mà cơ quan tiến hành tố tụng thông báo cho Trung tâm; Các trường hợp để tránh gây thiệt hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của người được trợ giúp pháp lý do người đứng đầu tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý quyết định thì trước khi thụ lý, người tiếp nhận cần hướng dẫn người được trợ giúp bổ sung giấy tờ chứng minh thuộc diện trợ giúp pháp lý trong thời hạn quy định.
* Từ chối thụ lý vụ việc: Nếu yêu cầu trợ giúp pháp lý không đáp ứng được đầy đủ các điều kiện thụ lý (không thuộc diện trợ giúp pháp lý, người được trợ giúp pháp lý đã chết trước thời điểm yêu cầu; phạm vi; lĩnh vực trợ giúp pháp lý, yêu cầu TGPL trái pháp luật,,..) hoặc vụ việc đang được tổ chức TGPL khác giải quyết thì Người tiếp nhận yêu cầu TGPL tham mưu cho lãnh dạo Tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý có văn bản từ chối thụ lý và thông báo rõ lý do cho người yêu cầu TGPL.
d. Phân công người thực hiện trợ giúp pháp lý
 
Bước tiếp theo sau khi thụ lý đơn yêu cầu trợ giúp pháp lý là phân công người thực hiện trợ giúp pháp lý. Căn cứ để phân công người thực hiện trợ giúp pháp lý chủ yếu dựa vào sự lựa chọn của người được TGPL hoặc các lĩnh vực pháp luật chuyên sâu của các người thực hiện TGPL. Người có thẩm quyền phân công người thực hiện trợ giúp pháp lý là Lãnh đạo của tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý (Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Trung tâm). Thông thường, có hai hình thức phân công người thực hiện trợ giúp pháp lý:
2.3.1. Phân công người trực thường xuyên hoặc theo ngày, buổi tại địa điểm tiếp dân của tổ chức trợ giúp pháp lý.
Hình thức phân công này nhằm mục đích tiếp nhận, thụ lý kịp thời đối với những trường hợp có yêu cầu trợ giúp pháp lý đúng vào thời gian trực. Người được phân công cần có kiến thức tổng hợp về hầu hết các lĩnh vực pháp luật mà người dân thường hay vướng mắc, có khả năng đáp ứng được ngay đối với đa số yêu cầu trợ giúp pháp lý, trừ trường hợp phải cử người tham gia tố tụng, đại diện ngoài tố tụng hoặc cần lựa chọn người khác chuyên sâu về lĩnh vực. Việc phân công người thực hiện trợ giúp pháp lý trong trường hợp này có thể bằng miệng hoặc thể hiện trên bảng phân công công tác trong nội bộ tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý.
2.3.2. Phân công người thực hiện trợ giúp pháp lý theo từng vụ việc.
Hình thức này thường áp dụng đối với những vụ việc phức tạp, cần chọn người thực hiện trợ giúp pháp lý chuyên sâu theo lĩnh vực hoặc đủ tư cách thực hiện vụ việc đó (VD: đối với vụ việc tranh chấp đất đai thì giao cho người chuyên sâu về lĩnh vực pháp luật đất đai, đối với yêu cầu cử người tham gia tố tụng thì phải cử trợ giúp viên pháp lý hoặc luật sư là cộng tác viên của Trung tâm thực hiện).
Về nguyên tắc, để có tư cách thực hiện TGPL, người thực hiện TGPL phải được tổ chức thực hiện TGPL phân công. Tuy nhiên, đối với vụ việc tư vấn thì việc phân công có thể thực hiện bằng miệng, theo bút phê của lãnh đạo hoặc bằng văn bản phân công. Riêng đối với các vụ việc trợ giúp pháp lý bằng hình thức tham gia tố tụng và đại diện ngoài tố tụng, trong mọi trường hợp, việc phân công (cử) người tham gia tố tụng hoặc làm đại diện ngoài tố tụng phải được lập thành văn bản (dưới hình thức Quyết định cử tham gia tố tụng hoặc đại diện ngoài tố tụng do Lãnh đạo tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý ban hành) và gửi cho người được trợ giúp pháp lý, cơ quan tiến hành tố tụng và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc đại diện. Giám đốc Trung tâm, Trưởng Chi nhánh, Người đứng dầu tổ chức tham gia trợ giúp pháp lý phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cử người tham gia tố tụng và thực hiện đại diện ngoài tố tụng, bảo đảm tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật về trợ giúp pháp lý.
Về thời hạn phân công người thực hiện trợ giúp pháp lý, theo quy định tại Khoản 2 Điều 31 và Khoản 2 Điều 33 Luật Trợ giúp pháp lý thì trong thời hạn trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày thụ lý vụ việc, tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý có trách nhiệm cử người thực hiện trợ giúp pháp lý tham gia tố tụng hoặc làm đại diện ngoài tố tụng cho người được trợ giúp pháp lý.
 (Còn tiếp...)
                                                                                                                                                      Trần Nguyên Tú
                                                                                   Phó trưởng phòng, Phòng TC&QLCL TGPL, Cục Trợ giúp pháp lý